OGÓLNA KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

W związku z rozpoczęciem obowiązywania ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (w skrócie RODO) oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z dnia 24 maja 2018 r., poz. 1000) przekazujemy Państwu ogólne informacje dotyczące procesów przetwarzania danych osobowych
w  Zespole Szkół Ogólnokształcących w Gubinie , dalej jako „placówka”.

Kto jest administratorem danych osobowych i jakie dane osobowe są przez nas przetwarzane?

Administratorem danych osobowych:

• uczniów, rodziców, opiekunów prawnych, których dzieci są podopiecznymi placówki oraz osób je odbierających;
• nauczycieli i innych pracowników placówki;
• przedsiębiorców współpracujących z placówką na podstawie umów cywilnych

jest Zespół Szkół Ogólnokształcących w Gubinie  z siedzibą przy ul. Piastowska 26 66-620 Gubin . Kontakt z administratorem jest możliwy pod numerem telefonu 68 4558184 lub za pomocą poczty elektronicznej zso@gubin.pl  .

Czy w placówce wyznaczono Inspektora Ochrony Danych?

Tak. Funkcję inspektora ochrony danych w placówce pełni Pan Robert Stańczyk, z którym można się skontaktować za pomocą poczty elektronicznej: kontakt.itrs@gmail.com

Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy dane osobowe uczniów oraz ich rodziców
i opiekunów prawnych?

W ramach wykonywania ustawowych obowiązków nasza placówka przetwarza dane osobowe uczniów oraz ich rodziców lub opiekunów prawnych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) i e) RODO oraz w przypadku danych szczególnej kategorii art. 9 ust. 2 lit. g) RODO w ściśle określonych celach oraz zakresie, na podstawie konkretnych przepisów prawa.
Przepisy te znajdują się przede wszystkim w ustawie z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe, ustawie z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej, ustawie o finansowaniu zadań oświatowych oraz w aktach wykonawczych do tych ustaw. Ponadto w niektórych przypadkach podstawą przetwarzania danych osobowych małoletnich, ich rodziców lub opiekunów prawnych jest zgoda, tj. art. 6 ust. 1 lit. a) RODO lub w przypadku danych szczególnej kategorii art. 9 ust. 2 lit. a) RODO. Zgoda taka może dotyczyć np. przetwarzania danych osobowych w zakresie wizerunku.

Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy dane nauczycieli oraz innych pracowników placówki?

W ramach wykonywania ustawowych obowiązków nasza placówka przetwarza dane osobowe nauczycieli oraz innych pracowników na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) i e) RODO w związku z lit. b) RODO oraz w przypadku danych szczególnej kategorii art. 9 ust. 2 lit. b) RODO. Przetwarzanie wiąże się zatem z nawiązaniem (procesem naboru) i wykonywaniem umowy o pracę lub innej umowy cywilnoprawnej czy porozumienia (w tym wolontariat), na podstawie przepisów szczególnych, regulujących zakres danych jakie w ramach stosunku pracy placówka – jako pracodawca – musi przetwarzać w celu wypełnienia obowiązków prawnych. Przepisy te znajdują się przede wszystkim w przepisach ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych oraz w aktach wykonawczych do tychże ustaw. Ponadto placówka wypełnia obowiązki związane z przetwarzaniem danych w zakresie ubezpieczeń społecznych, funduszu socjalnego  i podatkowym. W wyjątkowych  sytuacjach podstawą prawną przetwarzania może być zgoda pracownika zgodnie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy dane kontrahentów placówki?

Placówka przetwarza dane osobowe kontrahentów, oferentów bądź ich reprezentantów, którzy współpracują
z placówką na podstawie najróżniejszych umów cywilnych. Podstawą pozyskania i przetwarzania przez placówkę danych osobowych kontrahentów – osób fizycznych, wykonawców i innych osób wskazanych w umowie jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, w przypadku osób prawnych reprezentowanych przez pełnomocników i reprezentantów podstawą przetwarzania danych reprezentantów będzie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO. Dane te są przetwarzane przez placówkę na potrzebę zawarcia i realizacji umowy, ale również po zakończeniu okresu współpracy, ponieważ szereg przepisów szczególnych takich jak ustawa o rachunkowości i ustawy podatkowe i o zamówieniach publicznych zobowiązują placówkę do przetwarzania tych danych również po wygaśnięciu stosunku prawnego wynikającego z umowy. 

Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy dane osób wnioskujących o udzielenie informacji publicznej?

Placówka przetwarza dane osobowe osób wnioskujących o udzielenie informacji publicznej na podstawie ciążącego na administratorze obowiązku prawnego, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy dane osób, z którymi placówka prowadzi korespondencję?

Placówka przetwarza dane osobowe osób w związku z rejestrowaniem poczty przychodzącej i wychodzącej
w formie papierowej i elektronicznej. Osoby, które przesyłają wiadomość do placówki wyrażają zgodę na przetwarzanie ich danych osobowych zawartych w treści e-mail lub listu, a podstawą przetwarzania danych osobowych przez administratora jest art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. W zależności od sprawy, placówka przetwarza dane osobowe przez okres praktycznego znaczenia korespondencji, wycofania zgody lub przez okres, w którym placówka zobowiązana jest do jej zachowania.

W jakim celu placówka przetwarza dane osobowe?

Celem przetwarzania przez placówkę jest w szczególności wypełnianie obowiązków nałożonych na nią przepisami prawa. W przypadku danych osobowych uczniów jest to przede wszystkim realizacja zadań oświatowych, dydaktycznych i wychowawczych, zagwarantowanie dziecku bezpieczeństwa oraz wypełnianie obowiązku dotyczącego uzupełnienia i prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania, a także promowanie działań Administratora na portalu społecznościowym i stornie internetowej placówki. Ponadto celem przetwarzania przez placówkę danych osobowych pracowników jest prawidłowa realizacja zawartej z nim umowy. W przypadku danych osobowych kontrahentów lub oferentów, placówka przetwarza je dla prawidłowej realizacji i rozliczenia umowy lub spełnienia wymagań związanych w Prawem Zamówień Publicznych. Wiele czynności wymaga prowadzenia korespondencji w formie tradycyjnej oraz z zastosowaniem narzędzi teleinformatycznych, w tym np. konieczność odpowiedzi na wniosek o  udzielenie informacji publicznej.

W celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia na terenie placówki zastosowano nadzór w formie monitoringu wizyjnego. Podstawą przetwarzania danych osobowych pozyskanych przez system monitoringu jest niezbędność do wykonania zadania w interesie publicznym, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. e) RODO.

W przypadku wystąpienia roszczenia placówki względem ucznia, rodzica, opiekuna prawnego, pracownika lub innej osoby, placówka może przetwarzać dane tych osób, w tym udostępnić innym podmiotom lub organom właściwym dla sprawy, w celu egzekucji powyższego roszczenia zgodnie art. 6 ust.  lit. e) RODO.

Kiedy istnieje obowiązek podania danych?

W przypadku wyrażenia zgody, podanie danych osobowych nie jest obowiązkowe. W przypadku umów, podanie danych jest konieczne dla zawarcia umowy. Jeśli jednak podanie danych wynika z przepisów prawa, to jest ono obligatoryjne, a niepodanie danych może wiązać się z konsekwencjami takimi jak np. brak możliwości świadczenia usług dydaktycznych, brak możliwości zatrudnienia itd.

Komu będziemy udostępniać przedmiotowe dane?

Placówka udostępni dane osobowe, jeśli będzie się to wiązało z realizacją uprawnienia bądź obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Należy podkreślić, że placówka może też powierzać przetwarzanie danych osobowych określonej grupie podwykonawców, świadczących usługi wspomagające w zakresie infrastruktury technicznej (systemy informatyczne lokalne i w chmurze obliczeniowej), usług pocztowych (kanał tradycyjny - papierowy i hosting poczty elektronicznej), bankowości elektronicznej i in. Placówka zobowiązana jest w związku z zasadą jawności życia publicznego do udostępniania informacji publicznej (np. na wniosek osoby trzeciej, strona internetowa, Biuletyn Informacji Publicznej), która może zawierać dane osobowe. Co do zasady staramy się  informacje te anonimizować, biorąc przy tym pod uwagę prywatność osób fizycznych. Placówka nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich i organizacji międzynarodowych, chyba że pozyska na to odpowiednią zgodę. Dane osobowe nie będą podlegać profilowaniu ani zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

Jak długo placówka przetwarza dane osobowe?

W zależności od podstawy przetwarzania, dane osobowe mogą być przetwarzane do czasu wycofania zgody na przetwarzanie danych lub do czasu, aż ustanie okres zobowiązujący placówkę do przechowywania danych
w związku z odpowiednim przepisem prawa. Informujemy, że wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych nie wpływa na prawo przetwarzania, którego dokonano przez jej wycofaniem. Dane osobowe przetwarzane przez system monitoringu wizyjnego przetwarzane są przez okres maksymalnie 30 dni.

Jakie prawa przysługują osobom, których dane osobowe są przetwarzane?

Każdemu przysługuje prawo  dostępu do swoich danych osobowych i otrzymania kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu; sprostowania nieprawidłowych danych; żądania usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) w przypadku wystąpienia okoliczności przewidzianych w art. 17 RODO; żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO; wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych  w przypadkach wskazanych w art. 21 RODO; przenoszenia dostarczonych danych, przetwarzanych
w sposób zautomatyzowany na zasadach przewidzianych w art. 20 RODO. Aby skorzystać z przysługujących praw należy skontaktować się z Administratorem lub Inspektorem Ochrony Danych. Ponadto każdemu, kto uważa, że jego dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (PUODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).